So gestalten Sie Kündigungen rechtssicher

Tatsächlich gilt nach wie vor, dass Arbeitsverhältnisse durch beide Seiten in Schriftform gekündigt werden müssen. Schriftform bedeutet eine eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnete Kündigungserklärung. Ein Namenskürzel, ein Namensstempel, eine eingescannte Unterschrift bzw. eine mündliche, per Telefax, SMS, E-Mail oder in sonstiger elektronischer Form übermittelte Kündigungserklärung genügt demnach nicht.
 

Was muss in einer Kündigung stehen?

Im Kündigungsschreiben stehen meist nur das aktuelle Datum sowie das Datum, zu dem gekündigt wird und der Hinweis, sich arbeitssuchend zu melden. 

Es ist nicht erforderlich und im Regelfall auch nicht zu empfehlen, die Kündigung bereits im Kündigungsschreiben zu begründen. Allerdings gibt es zwei Ausnahmen, in denen zusätzlich konkrete Gründe genannt werden müssen, damit die Kündigung wirksam ist: Bei einer Kündigung innerhalb des Mutterschutzes und bei Kündigung des Berufsausbildungsverhältnisses nach Ablauf der Probezeit. 

Auch im Falle einer außerordentlichen Kündigung müssen die Gründe dargelegt werden, falls danach verlangt wird. Jedoch führt die unterlassene Angabe von Kündigungsgründen nicht zur Unwirksamkeit. Allenfalls kommt ein Schadensersatzanspruch in Betracht, sofern der Gekündigte vergeblich Klage gegen die Kündigung erhoben hat, im Vertrauen darauf, dass der Kündigung kein wichtiger Grund zugrunde gelegen hat.

Falls der Betriebsrat Bedenken äußert, müssen diese nicht erwähnt werden. Es sei denn, der Betriebsrat widerspricht. Dann muss seine Stellungnahme der Kündigung beigefügt werden. 
 

Wer darf kündigen?

Der sicherste Weg ist, wenn gesetzliche und satzungsmäßige Vertreter des Arbeitgebers die Kündigung unterzeichnen, also Vorstände oder Geschäftsführer. Gleiches gilt für Personen mit Prokura. Es ist wichtig zu wissen, ob eine oder mehrere der genannten Personen unterzeichnen müssen. Dies hängt davon ab, ob sie allein oder jeweils nur mit einem anderen Geschäftsführer oder Prokuristen zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt sind. Vor Ausspruch der Kündigung sollte man sich also durch einen Blick in das Handelsregister vergewissern, dass der Unterzeichner der Kündigung zum Kreis der Vertretungsberechtigten gehört.

Rechtlich möglich, aber praktisch nicht zu empfehlen ist die Unterzeichnung der Kündigung durch Vertreter des Arbeitgebers. Falls keine Original-Bevollmächtigung vorliegt, könnte die Kündigung zurückgewiesen werden.
 

Wie sollte eine Kündigung zugestellt werden?

Auch die Art der Zustellung ist wichtig, weil mit dem Erhalt der Kündigung die dreiwöchige Frist für das Erheben einer Kündigungsschutzklage beginnt.

Die sicherste Form der Zustellung ist am Arbeitsplatz unter Zeugen und inklusive einem von Allen unterzeichneten Protokoll.

Auch die Übermittlung durch einen Boten an den Arbeitnehmer ist ein geeigneter Weg. Der Bote sollte vorab Kenntnis über den Briefinhalt erhalten und die erfolgte Zustellung bestätigen. Bei Einwurf in den Hausbriefkasten sollte der Bote in einer Aktennotiz festhalten, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit er das Kündigungsschreiben eingeworfen hat. Darüber hinaus sollte der Hausbriefkasten beschrieben (Beschriftung, Form, Farbe) und fotografiert werden.

Dabei ist darauf zu achten, dass dies vor dem üblichen Rundgang des Postboten und vor der üblichen Leerungszeit des Hausbriefkastens geschieht. Andernfalls gilt das Schreiben erst am nächsten Tag als zugegangen.

Wichtig ist: Der Gekündigte muss grundsätzlich die Möglichkeit haben, die Kündigung zur Kenntnis zu nehmen. Ob er das auch tatsächlich tut oder ob er sich im Urlaub befindet, ist nicht relevant. Denn der Empfänger hat dafür zu sorgen, dass sein Briefkasten regelmäßig geleert wird und er über relevante Schreiben informiert ist.